Soporte y ayuda

¿Qué es Woopsi?

Tu plataforma de operación con IA: atiendes a tus clientes por todos tus canales, los organizas y los cierras, desde un solo lugar. Desde el chat del Director le pides en lenguaje natural lo que necesitas y él lo hace.

• Conversaciones: WhatsApp, Web chat, Instagram, Messenger, Telegram y Correo en una sola bandeja.
• CRM y Tickets: organiza clientes y da seguimiento a cada solicitud.
• Agentes de IA: bots que responden solos en tus canales.
• Reportes, Análisis, Tareas, Calendario y Base de conocimientos.

¿Cómo le pido cosas al Director?

Escríbele normal en el chat, como a un asistente. Él ejecuta la acción y, si aplica, abre la sección a la derecha para que la veas.

• "Crea un ticket de soporte para Tienda Norte"
• "¿Cómo va mi pipeline?"
• "Resume mis conversaciones de WhatsApp de hoy"
• "Conecta un WhatsApp" / "Abre el calendario"

¿Para qué sirven los sub-agentes (especialistas)?

Cuando pides una recomendación, el Director consulta a un especialista según el tema y te da un plan aterrizado en tus datos reales. Cada consulta cuesta 2 créditos.

• Marketing (atraer y reactivar), Ventas (cerrar el pipeline), Retención (que vuelvan).
• Operaciones (qué atender hoy), Servicio (mejorar la atención), Entrenador de Agentes IA.

¿Quién es la mascota (Woopsi)?

Es la cara viva de tu IA: piensa mientras trabaja, celebra cuando crea algo y avisa si hubo un error. Vive en la cabecera del chat y en el saludo de inicio.

¿Qué es un canal?

Un medio por el que CONVERSAS con tus clientes: recibes y respondes mensajes desde Woopsi. Se conectan en Ajustes → Canales.

• Disponibles hoy: WhatsApp, Web chat, Telegram y Correo.
• Próximamente (pendiente de aprobación de Meta): Instagram y Messenger.

¿Cómo conecto WhatsApp?

Usa un número dedicado a tu negocio y mantén el celular con internet.

1. Ve a Canales → WhatsApp → "Conectar canal". Aparece un código QR.
2. En tu celular abre WhatsApp → Ajustes → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo.
3. Escanea el QR de la pantalla.
4. Listo: tus mensajes entran y se responden desde Woopsi. Puedes conectar varios números.

¿Cómo pongo el Web chat en mi sitio?

1. Canales → Web chat → "Crear widget".
2. Copia el fragmento de código que te damos.
3. Pégalo en tu sitio justo antes de </body> (o en el editor: Wix, Shopify, WordPress…).
4. Publica tu sitio. Aparece el botón de chat y las conversaciones llegan a Woopsi.

¿Cómo conecto el Correo?

1. Canales → Correo → "Activar correo". Te damos una dirección de Woopsi (ej. tunegocio@inbox.woopsi.io).
2. Reenvía el correo de tu negocio a esa dirección.
3. Gmail: ⚙️ → Ver todos los ajustes → Reenvío y correo POP/IMAP → Añadir dirección de reenvío → confirma el código → activa el reenvío.
4. Outlook: ⚙️ → Correo → Reenvío → activa "Habilitar el reenvío" → escribe la dirección de Woopsi → Guardar.

¿Cómo conecto Telegram?

1. En Telegram busca a @BotFather y escríbele /newbot.
2. Ponle nombre y usuario; BotFather te da un TOKEN.
3. Canales → Telegram → pega ese token y guarda. Funciona al instante, sin aprobaciones.

¿Qué es la bandeja de Conversaciones?

Todos tus canales en un solo lugar. Desde un chat puedes:

• Tomar control: pausar la IA para atender tú (se reactiva con "Reactivar bot").
• Asistencia IA: sugerencias de respuesta con un clic.
• +Contacto y +Ticket: crear el registro, ligado solo al cliente.
• Adjuntar imágenes/documentos (WhatsApp y Web chat).

¿La IA se apaga si yo contesto?

Sí. Si tú (o alguien del equipo) responde un chat desde Woopsi, la IA se pausa automáticamente para ese contacto, para que no conteste encima. Se reactiva con el botón "Reactivar bot".

¿Cuál es la diferencia entre Canal e Integración?

Las integraciones viven en Ajustes → Integraciones.

• Canal = por donde CONVERSAS (recibes y respondes mensajes).
• Integración = de donde JALAS datos: leads y pedidos que caen a tu CRM (normalmente de una sola vía).

¿Cómo conecto WooCommerce?

1. En tu WooCommerce: Ajustes → Avanzado → REST API → "Añadir clave" (permiso Lectura/Escritura).
2. Copia el Consumer Key (ck_…) y el Consumer Secret (cs_…). El secret solo se muestra una vez.
3. Woopsi → Integraciones → WooCommerce: pega la URL de tu tienda + las 2 llaves → Conectar.
4. Listo: cada pedido y cliente nuevo aparece como contacto en tu CRM.

¿Cómo conecto Shopify?

El access token solo se muestra una vez al instalar el app; cópialo en ese momento.

1. Shopify Admin → Ajustes → Apps y canales de venta → Desarrollar apps → "Crear una app".
2. En Admin API activa permisos de lectura read_orders y read_customers. Instala el app.
3. Copia el Admin API access token (shpat_…) y, en Credenciales de API, el API secret key.
4. Woopsi → Integraciones → Shopify: pega dominio (mitienda.myshopify.com) + token + API secret → Conectar.

¿Cómo conecto EasyBroker (inmobiliarias)?

1. En EasyBroker: entra a tu perfil → sección "API".
2. Genera o copia tu API key.
3. Woopsi → Integraciones → EasyBroker: pega la API key → Conectar.
4. Cada lead nuevo de tus propiedades (incluidos los de Inmuebles24, Vivanuncios y demás portales) cae a tu CRM. Sincroniza cada ~20 min.

¿Cómo uso el Webhook / Zapier (comodín)?

Con esto conectas casi cualquier cosa sin programar: Typeform, Google Forms (vía Zapier), tu landing, etc.

1. Integraciones → Webhook → "Crear" y ponle un nombre (ej. "Zapier"). Se genera una URL.
2. Copia esa URL y pégala en tu fuente: en Zapier/Make usa la acción "Webhook (POST)"; en tu formulario web, envía un POST ahí.
3. Manda los campos: nombre, correo, telefono, mensaje (acepta variantes en español o inglés).
4. Cada envío se convierte en un contacto "Nuevo" en tu CRM.

¿Y TikTok?

Los leads de tus anuncios (Lead Gen Forms) entrarán directo al CRM. Está pendiente de la aprobación de TikTok para activarlo; los DMs llegarán en una fase posterior.

¿Qué es la Mesa de tickets?

Donde gestionas las solicitudes y problemas de tus clientes. Cada ticket es de un cliente y guarda su estado, responsable, prioridad, notas y la conversación de donde salió.

¿Qué significa cada estado?

• Abierto: recién llegado, sin atender.
• En progreso: alguien lo está trabajando.
• Bloqueado: necesita ayuda de un superior o está frenado por un tercero (proveedor, otra área).
• Resuelto: cerrado.

¿Qué significa cada prioridad?

• Urgente (rojo): atención inmediata.
• Alta: importante, atender pronto.
• Media: normal.
• Baja: cuando se pueda.

¿Kanban o Tabla?

Cambia entre ambas con el toggle de arriba.

• Kanban: tablero por estado; arrastras tarjetas entre columnas.
• Tabla (estilo Excel/Monday): filas con columnas editables al clic; ensanchas columnas arrastrando el borde.

¿Cómo se liga el cliente a un ticket?

Automático: al crear un ticket desde una conversación, Woopsi busca o crea el contacto del CRM y lo liga. En el detalle ves su ficha con "Ver en CRM". Si no tiene cliente, lo ligas con el buscador. El chat del cliente se ve al lado, con el mismo trato que la bandeja (responder, Asistencia IA, adjuntos).

¿Qué es el pipeline?

El embudo de tus clientes, organizado por etapas: Nuevo → Contactado → Propuesta → Cerrado. Arrastra cada contacto a su etapa.

¿Qué guarda la ficha de un contacto?

Nombre, empresa, puesto, teléfono, correo, etapa, valor (monto en pipeline), próximo seguimiento, notas y su actividad. Si tiene conversación ligada, la ves al lado con respuesta directa.

¿Qué es "Próximo seguimiento"?

Una fecha recordatorio para volver a contactar al cliente. Si se vence y no está Cerrado, se marca como pendiente.

¿Qué es un agente?

Un bot que atiende un canal automáticamente. En el editor lo ves como un hub: al centro el agente; a la izquierda los CANALES por los que habla; a la derecha el CONOCIMIENTO que usa; abajo las ACCIONES que puede ejecutar.

¿Cómo activo un agente?

Sin un canal vinculado el agente no se puede activar (no tendría dónde responder). El canal debe estar conectado a la cuenta Y asignado a ese agente.

1. En Agentes, abre (o crea) el agente.
2. En la columna izquierda (Canales), haz clic en el canal que quieres que atienda para vincularlo (se dibuja una línea azul).
3. Ya con al menos un canal vinculado, el botón "Activo" se habilita → dale clic.

¿Cómo configuro qué dice?

Con 3 campos: ¿Qué hace?, Tono, y ¿Cuándo pasar a un humano? Lo que dejes vacío usa el estándar de Woopsi. Prueba la respuesta ahí mismo antes de activarlo.

¿Cómo elijo qué sabe?

1. Clic en el nodo Conocimiento (el morado, a la derecha del agente).
2. Marca las CARPETAS que debe consultar. Lo que agregues después a esas carpetas le llega solo.
3. Si una fuente de la carpeta no le toca, ábrela y exclúyela solo para este agente.
4. Guardar y confirmar. Si el mismo tema le llega de dos carpetas distintas (por ejemplo el horario de dos sucursales), te avisa antes.

¿Qué acciones puede hacer?

• Escalar a una persona (crea un ticket y avisa al equipo).
• Agendar una cita en tu calendario.

¿Para qué sirve?

Es el cerebro de tu negocio: subes texto, enlaces o archivos (políticas, menú, precios, FAQ) y tus agentes responden con esa información real en vez de inventar. Tus agentes LEEN esto para contestar; no se lo mandan al cliente — lo que se envía con foto y precio vive en Catálogo.

¿Qué puedo subir?

• Texto que pegues, un enlace (o todo un sitio, hasta ~12 páginas) y archivos de hasta 10 MB.
• PDF, Word (.docx), texto (.txt/.md), CSV e imágenes (PNG/JPG/WEBP). De una imagen se lee su texto.
• El archivo original se guarda: puedes verlo, descargarlo o reemplazarlo por una versión nueva.
• Si subes un CSV que parece catálogo, te ofrece cargarlo al Catálogo en su lugar.

¿Cómo agrego una fuente?

1. Clic en "Agregar fuente". Se abre un asistente de 3 pasos.
2. 1 · Contenido: elige Texto, Enlace o Archivo y llénalo ahí mismo. Ponle título y categoría (o deja que la IA la detecte).
3. 2 · Carpeta: guárdala en una carpeta que ya tengas, crea una nueva o déjala sin carpeta.
4. 3 · Revisar: confirma y guarda. Al terminar te muestra QUÉ leyó la IA de esa fuente.

¿Qué son las carpetas y para qué sirven?

Son la forma de decidir qué sabe cada agente. Conectas la CARPETA al agente, no fuente por fuente: lo que agregues después a esa carpeta le llega solo.

• Una fuente puede estar en varias carpetas sin duplicarse (las políticas sirven a todas tus sucursales).
• Ejemplo: "Sucursal Centro", "Sucursal Norte", "Mayoreo" — cada agente consulta la suya.
• Borrar una carpeta NO borra sus fuentes: solo deshace el orden.
• Con "Elegir fuentes" llenas una carpeta marcando fuentes que ya tienes.

¿Cómo se lo conecto a un agente?

1. Ve a Agentes IA y abre tu agente.
2. Clic en el nodo Conocimiento (el morado, a la derecha).
3. Marca las carpetas que debe consultar. Puedes abrir una carpeta y excluir alguna fuente solo para ese agente.
4. Guardar y confirmar. Abajo te dice cuántas fuentes consultará.

¿Mi agente lee TODO lo que le conecto?

No, y esto es lo más importante de entender: en cada mensaje busca lo más parecido a la pregunta y se lleva solo unas pocas piezas. Por eso subir de más no lo hace saber más — al contrario, las fuentes que no sirven le quitan el lugar a las que sí.

• Consolida: que cada fuente traiga la respuesta completa, en vez de partirla en varias.
• Evita duplicados: si el mismo texto vive en dos fuentes, ocupan dos lugares y dicen lo mismo.
• Lo que aplica a TODOS los mensajes (tono, reglas de venta) va en las instrucciones del agente, no aquí.

¿Cómo sé si mi agente encuentra lo que necesita?

Con "Buscar como tu agente": escribes una pregunta como la haría un cliente y te muestra las piezas exactas que encontraría, de qué fuente sale cada una y qué tanto se parecen. No contesta ni consume tus créditos.

• Las que quedan por debajo del mínimo salen marcadas como descartadas, con su porcentaje.
• Si dos piezas repiten el mismo texto, te lo dice: una de las dos fuentes está de sobra.
• Si no encuentra nada, revisa que la fuente esté conectada a ese agente y escrita con las palabras que usa el cliente.

¿Cómo sé qué fuentes me sirven y cuáles sobran?

Cada fuente muestra dos etiquetas: cuántos agentes la consultan y cuántas veces se usó en los últimos 30 días.

• "Ningún agente" (ámbar): está cargada pero nadie la usa.
• "Sin consultas en 30 días": está conectada, pero ningún mensaje la necesitó.
• El conteo empieza cuando tus agentes responden; una fuente recién subida no se marca.

¿Puedo hacer que algo caduque solo?

Sí. En el panel de la fuente le pones Vigencia. Pasada esa fecha tu agente deja de consultarla, sin que tengas que acordarte de nada.

• Sirve para menús de temporada, listas de precios y promociones.
• La fuente NO se borra: queda marcada como vencida para que la actualices o la borres.
• Antes de vencer te avisa ("Vence en 3 días"), y el filtro "Vencidas" te las junta.

¿Qué NO debo subir aquí?

Todo lo que esté en tu base de conocimientos se le puede decir a cualquier cliente que escriba. Al subir un archivo te avisamos si detectamos datos sensibles, pero la decisión es tuya.

• Nada de listas de costos internos, contraseñas, datos de tarjetas o documentos marcados como confidenciales.
• Los archivos se guardan privados y cuentan para el almacenamiento de tu plan.

¿Cómo genero un reporte?

En Reportes, clic en un reporte rápido (operación, pipeline, carga del equipo, pendientes) o pídeselo al Director. Las cifras son EXACTAS (de tus datos); la IA solo las interpreta.

¿Se acumulan los reportes?

Los reportes rápidos se REGENERAN (reemplazan el anterior de su tipo) en vez de duplicarse. Las preguntas libres sí se agregan como nuevas.

¿Qué es Análisis?

Lee tus conversaciones y detecta temas, fricciones, sentimiento y sugerencias de mejora. Útil para ver patrones, no casos individuales.

¿Qué es el Calendario?

Tus citas y reservaciones, en vistas Día, Semana, Mes o Lista. El agente y tú pueden agendar; se actualiza solo. Aparece en el menú, en Operación.

¿Qué son las Tareas?

Pendientes internos del equipo (no de clientes), con responsable, prioridad y vencimiento. Se pueden auto-asignar según tu política.

¿Qué roles hay?

• Owner: dueño de la cuenta. No se le puede cambiar el rol ni quitar (ni por un admin).
• Admin: supervisor. Ve todo, invita y gestiona el equipo. Acceso total.
• Member: colaborador. Acceso total por defecto, pero se le puede restringir (módulos y canales).

¿Cómo invito a alguien?

Si es rol member, en "Configurar accesos" eliges qué módulos y canales verá.

1. Equipo → escribe su correo, nombre y puesto, elige el rol e Invitar.
2. Le llega un correo con un botón "Unirme al equipo".
3. La persona entra a app.woopsi.io e inicia sesión con ESE mismo correo → se une automáticamente.

¿Cómo restrinjo lo que ve un miembro?

Solo aplica a rol member (admin/owner = acceso total). Se puede al invitar y después.

• Módulos: marca/desmarca Tickets, CRM, Análisis, Integraciones, etc.
• Canales: elige canales específicos (ej. solo el WhatsApp de Ventas de tus 5 números). En la bandeja verá solo esas conversaciones.
• Después de que se una: debajo de su nombre en Miembros, ajusta y da "Guardar permisos".

¿Desde qué plan puedo gestionar permisos?

Desde cualquier plan de pago (Startup, Pro y Ultimate). La auditoría y la gobernanza de datos (retención, GDPR) son exclusivas de Ultimate.

¿Qué son los créditos de IA?

Cada acción de IA consume créditos de tu plan. Si se acaban, compras add-ons o subes de plan.

• Respuesta del bot/copiloto: 1 crédito.
• Respuesta por correo: 2 · Reporte: 2 · Sub-agente especialista: 2.
• Análisis de conversaciones: 10.

¿Qué planes hay?

• Startup: para operar (5 usuarios, 3 WhatsApp, permisos por miembro).
• Pro: para escalar (7 usuarios, 4 WhatsApp).
• Ultimate: operaciones grandes (10 usuarios, 5 WhatsApp, auditoría y gobernanza).